Tietosuojaseloste 15.5.2018

Päivä Osakeyhtiön asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä
Päivä Osakeyhtiö
Sairaalankatu 5-7, 33100 Tampere
Y-tunnus 0146740-3

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mirjami Vienonen
Sähköposti: mirjami.vienonen(at)paiva.fi

3. Rekisterin nimi
Päivä Osakeyhtiön asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksia ovat asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpitäminen, palvelun toteuttaminen, ylläpito ja kehittäminen ja muu rekisteröintiä edellyttävien palveluiden tuottaminen. Henkilötietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppaneiden suoramarkkinointitarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan yhteystiedot ja tilaamisen mahdollistavat tiedot: sukunimi, etunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja muut asiakaskohtaiset tiedot. Verkkopalveluissa verkkotunnukset luonneilla asiakkailla käyttäjätunnus ja salasana. Asiakkaan tilausten käsittelyssä ja toimittamisessa tarvittavat tiedot: asiakkaan ilmoittama puhelinnumero ja sähköpostiosoite yhteydenottoja varten. Tiedot asiakkaiden tilauksista, toimituksista, laskutuksista ja palautuksista.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla. Lisäksi tietolähteinä käytetään Postin osoitetietojärjestelmää, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereitä ja muita vastaavia yksityisiä ja julkisia rekistereitä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakasrekisterin tietoja ulkopuolisille kolmansille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina rekisterinpitäjän osoitteeseen. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää rekisterin yhteyshenkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseen koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kieltoasioissa rekisteröity voi olla yhteydessä kirjallisesti rekisterinpitäjän osoitteeseen.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterit on tallennettu sähköisessä muodossa. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

 

Päivä Osakeyhtiön työsuhteen hallinnan rekisteriseloste

1. Rekisterin nimi: työsuhteen hallintarekisteri

2. Rekisterinpitäjä: Päivä Osakeyhtiö, y-tunnus: 0146740-3

3. Rekisterin vastuuhenkilö: Kirjanpitäjä/palkanlaskija

4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
a. palkkahallinta, sairauslomatodistukset: kirjanpitäjä/palkanlaskija
b. työsopimukset: toimitusjohtaja
c. työssäolovuodet: kirjanpitäjä/palkanlaskija
d. sähköpostijärjestelmä: IT-spesialisti
e. työsuhteen johtaminen: toimitusjohtaja
f. rekrytointitietokanta: toimitusjohtaja

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, palkkionsaajana tai luottamushenkilönä. Rekisteriin merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisterissä olevia tietoja työnantaja käyttää suorittaessaan niitä työntekijöitään ja luottamushenkilöitään koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös työvoiman hankintaan, työntekijöiden työvälineenä, henkilöstön johtamisen välineenä ja muistamisessa.

6. Rekisterin tietosisältö
a. Palkkahallintajärjestelmässä (NetBaron) ovat tiedot määrämuotoisia: henkilön nimi ja osoitetiedot, henkilötunnus, tehtävää, toimeksiantoa ja palkkaa kuvaavat tiedot, työsuhteen poissaolo mm. lomat.
b. Työsopimuksissa on edellä mainittujen tietojen lisäksi työtehtäviin liittyvät tarkemmat tiedot ja ohjeet. Työsopimuksissa käytetään yleistä työsopimuspohjaa.
c. Työssäolovuodet sisältävät työsuhteen aloituspäivämäärän ja työssäolovuodet.
d. Sähköpostijärjestelmään tallennetaan sähköpostiviestit ja kalenterimerkinnät.
e. Työsuhteen johtamisen tiedoissa on kehityskeskustelulomakkeet, joihin sisältyy esimiehen ja työntekijän yhdessä sopimat tavoitteet ja toimenpiteet sekä muut erikseen keskustellut asiat.
f. Rekrytointitietokanta koostuu työnhakijoiden lähettämistä tiedoista: työhakemus ja CV.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
a. Palkkahallintajärjestelmän tiedot päivittyvät työsuhteen / toimeksiannon alussa sekä erillisillä päätöksillä palkantarkistusten yhteydessä. Jokaisen palkka-ajon yhteydessä päivitetään laskentakauden palkkaan vaikuttavat tiedot.
b. Työsopimustiedot saadaan työntekijältä ja esimieheltä.
c. Työssäolovuodet saadaan laskettaessa työsuhteen aloituspäivämäärä.
d. Kehityskeskustelulomakkeet päivittyvät keskustelujen jälkeen.
e. Rekrytointitietokanta päivittyy työntekijöiden itsensä kertomilla tiedoilla.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
a. Henkilöt saavat tiedot maksetusta palkasta / palkkiosta / korvauksesta ja palkanpidätyksistä jokaisen palkanmaksun yhteydessä joko verkkopalkkalaskelmana tai paperipostilla kotiinsa.
b. Ulkopuolisia luovutuksia on eri lakisääteisille viranomaistahoille: mm. tilastokeskus, verottaja, vakuutusyhtiöt, työterveys, Kela, työttömyyskassa, eläkeyhtiö.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
a. Tietoja ei siirretä ulkopuolelle.

10. Rekisterin käyttö
a. Palkkahallintarekisteriä käyttävät siihen nimitetyt henkilöt, joille on annettu oikeudet järjestelmään. Rekisteriä käytetään palkkahallintoon.
b. Työssäolovuosia käytetään tasavuosimuistamiseen
c. Työsuhteen johtamisen lomakkeita käytetään työssäkehittymisen välineenä esimiehen ja työntekijän välillä. Exit-keskusteluja käytetään organisaation johtamisen kehittämiseen
d. Sähköpostirekisteriä käytetään sähköpostien lukemiseen, lähettämiseen ja vastaanottamiseen sekä kalenterimerkintöjen tekemiseen.
e. Rekrytointitietoja käytetään päätöksenteon tukena uusia henkilöitä palkattaessa.

11. Rekisterin yhdistäminen muihin henkilöstörekistereihin
a. Rekistereitä ei yhdistetä muihin rekistereihin.

12. Rekisterinsuojauksen periaatteet
a. Päivä Osakeyhtiöllä on käytössä paiva.fi sähköpostijärjestelmä, jota hallinnoi Suomen Vapaakirkko (svk.fi). Palvelin sijaitsee fyysisesti Tampereen Teopoliksen tiloissa. Henkilötietojen lähettäminen paiva.fi ja svk.fi -osoitteiden välillä on turvallista.
b. IT-asiantuntija hallinnoi käyttöoikeuksia eri kansioihin.

13. Henkilöstörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
a. Palkkakortit ja palkkoihin liittyvä aineisto säilytetään NetBaron–ohjelmistossa, johon on vain erikseen nimetyillä henkilöillä oikeus. Palkanlaskentaan ja vuosi-ilmoituksiin liittyvä materiaali tulostetaan myös paperille ja tulosteita säilytetään lukitussa tilassa. Palkkakortteja säilytetään n. 40 vuotta, koska maksettuihin palkkoihin liittyviä kysymyksiä saattaa tulla viranomaisilta vielä pitkän ajan kuluttua. Hävitettävä aineisto poistetaan tuhottavaksi tietosuoja-astioihin säännöllisin väliajoin.
b. Työsopimukset tallennetaan työsopimusmappiin, joka on lukitussa kaapissa. Työssäolovuodet tiedosto säilytetään palkanlaskijan tietokoneella, joka on vain hänen käytössään.
c. Kehityskeskustelulomakkeet säilytetään toimitusjohtajan koneella, jonka tiedot eivät ole yhteisellä palvelimella.
d. Rekrytointitilanteessa saadut hakemukset ja CV:t säilytetään rekrytoivan esimiehen hallussa ja tiedostot hävitetään yhden vuoden kuluessa tietojen saamisesta.